報告書をAIで作成するプロンプト｜メモから下書きを作る3ステップ

2026年9月30日2026年10月1日

メモ書きはあるのに、報告書にまとめる段階で時間がかかることはありませんか。

AIにメモを渡して、項目を決めずに作成させると、事実と感想を混ぜてしまい、「結論はどこか」「数値は正しいか」が分からなくなることがあります。

こうしたズレを防ぐには、どの項目に何を書き込むかを先に指定する必要があります。

この記事では、報告書の基本フォーマットをもとに、メモを各項目へ振り分けてから作成させる3ステップを紹介します。

AI作成に適した報告書の基本フォーマット

報告書は、次の順番で構成すると読みやすくなります。

項目	書くこと	AI作成時の注意点
件名・宛先・日付・報告者	件名で報告内容が明確にわかる記述にする	宛名や日付を推測で埋める
結論（要点）	結果のまとめと、読み手に決めてほしいこと（あれば）を2〜3行で記述する	経緯から書き始め、結論を最後に回す
結果（事実）	数値・日付・固有名詞など、確認できる事実	数値を丸める。計算した値を勝手に足す
考察（所感）	結果を踏まえた報告者の見解	感想を事実のように断定する
課題と対策	課題点と次の具体的なアクション	「連携を強化する」などの抽象論を書く
補足・添付	元データや議事録など	存在しない資料に言及する

結論には「何が分かったか」と「何を決めてほしいか」を書き、課題と対策には「次に何をするか」を書きます。

冒頭に結論を書いて、必要な内容の確認や判断ができるようにします。

【用途別】報告書の種類に応じて入れ替える構成項目

本文の基本4項目（結論・結果・考察・課題と対策）は、報告の種類に応じて一部を変更します。

報告の種類	結論に書くこと	追加・変更する項目
業務報告（月次・週次）	目標に対する進捗状況	「結果」を目標と実績の対比形式にする
出張・展示会の報告	費用に見合う成果があったか	件名の下に「日程・場所・参加者」を追加する
トラブル報告	何が起き、現在どうなっているか	「課題と対策」を「原因」と「再発防止策」に分離する

社内に指定フォーマットがある場合は、それを優先します。

メモからAIで報告書の下書きを作る3ステップ

ここでは、営業部が出展した展示会の報告書を例にします。

読み手は営業部長で、出展は承認済みですが、当日の様子は知りません。

手元にあるメモは、次の9行です（数値はすべて説明用の例です）。

【メモ（例）】

9/10〜9/12 展示会に出展（3日間）
名刺：214枚
デモ：48件
アポ確定：6件、見込み：15件くらい
出展料：120万、ブース装飾：40万
2日目の午後は来場が少なかった
デモ機1台で待ちが出た。待たずに帰った人もいた
パンフが初日でほぼなくなった
来年も出たい。ブースを広げたい

このメモを使って、報告書を3ステップで作成していきます。

①項目に振り分ける

空いている項目と足りない情報を見つける

プロンプト①

②本文を書かせる

結論を最初に置き事実と考察を分ける

プロンプト②

③メモと照合する

数値の食い違いと記載漏れを列挙する

プロンプト③

報告書を作成後に不足箇所が見つかった場合は、指摘された項目だけを直します（プロンプト④）。

ステップ1：メモをフォーマット項目へ自動振り分け

最初から本文を作成せず、メモを項目ごとに仕分けさせ、空いている項目を確認します。

プロンプト①

結論として断定するための目標値や判断・根拠が不足していると、結論の仕分けができません。

「来年も出たい。ブースを広げたい」という意向はあっても、名刺やアポが目標を上回ったかどうかは、元のメモだけでは判断できません。

こういう場合は、AIに推測させず、不足している情報を確認してメモに追記します。

【追記したメモ（例）】
・結論：名刺・アポとも目標を超えた。次回はブースを広げて出展したい
・目標は名刺200枚、アポ5件
・人件費は社員4名×3日（金額は未集計）
・パンフは500部用意し、初日の終わりに残り50部
・見込み15件は、10月末までに各担当が電話でフォローする

AIからの確認事項のうち、その場で答えられないものは「（要確認）」として残します。提出前に調べるか、未確定と書くかを決めておきます。

ステップ2：事実と考察を分離した本文を作成

振り分けが済んだら、フォーマットに沿って本文を書かせます。

手直しを減らすため、事実と考察の書き分けを条件で指定します。

プロンプト②

「（要確認）」を入れさせておくと、メモだけでは確定できない箇所がすぐに分かります。

「大幅に」「非常に」「大盛況だった」など、実態以上に程度を強調する表現が入りやすい理由は、AIっぽい文章の特徴をまとめた記事で解説しています。

ステップ3：メモと本文の食い違い・誤りを自動抽出

本文ができたら、精読する前にメモと照合させます。

先に一覧で出させると、確認する箇所を絞れます。

プロンプト③

メモにない計算値が本文に追加されていた場合は、プロンプト③で一覧に抽出させます。元データから再計算し、正しければ必要に応じて残し、不要なら削除します。

直すときは、事実の確認、文章の流れ、語尾の順に進めます。

照合の考え方は、箇条書きを文章にするAIの使い方のステップ3と同じです。

報告書の中の「（要確認）」は、提出前に確認します。

展示会名もメモにないので「（要確認）」のまま残しています。

AI報告書の手直しを減らすプロンプトの使い方

手直しが増える主な原因は、作成前の情報不足と、直し方の指示不足です。

先に渡す情報と、差し戻されたときの指示方法を明確にしておくと、修正回数を減らせます。

プロンプト実行前にAIへ提示すべき3つの前提条件

プロンプト②に入れた条件は、次の3つに分けられます。

渡すもの	例	渡さないと起きること
読み手と目的	営業部長が、次回も出展するかを決めるために読む	誰にでも当てはまる一般的な報告になる
フォーマット	結論→結果→考察→課題と対策	出来事の時系列で書かれ、結論が最後に回る
避ける表現	根拠のない強調表現、抽象的な対策	「大盛況」「連携を強化」のような中身のない文が入る

過去に社内で承認された報告書があれば、サンプルとしてAIに1本提示して「このトーンに合わせて」と指示する方法も有効です。

社外秘や個人情報が含まれる場合は、利用するAIサービスの規約や社内ルールを確認し、必要に応じて固有名詞や機密情報を伏せる・匿名化するなどの対応をしてから入力します。