提案書の文章をAIでわかりやすくする方法｜依頼のポイントと目的別プロンプト

提案書の文章が長くなったり、専門用語が増えたりすると、どこから直せばよいか迷うことがあります。

AIを使うと、長い文章を分けたり、専門用語に説明を添えたりして、提案内容を伝えやすくできます。

ただし、短くすることだけを優先すると、費用や実施条件など、相手の判断に必要な情報まで削ってしまうこともあるため注意が必要です。

この記事では、原文の意味を保ちながら文章を修正するために、AIへ伝える内容と目的別のプロンプト、修正後の確認ポイントを紹介します。

提案書の文章がわかりにくくなる4つの要因

わかりやすい提案書の基準は、「何を提案するか」「なぜ必要か」「何を判断してほしいか」が伝わることです。

まず、原文に以下の4つの要因がないか確認します。

要因	見直すポイント
結論が後ろにある	提案内容を冒頭に示し、背景と理由を続けます。
一文に情報が多い	要点ごとに文を分け、条件や理由のつながりは残します。
専門用語や抽象語が多い	専門用語には説明を添え、抽象的な表現は具体的な作業や目指す効果に置き換えます。
課題と提案が結びついていない	解決の仕組みや根拠が不足していないか確認します。

これらの要因に対する修正指示をプロンプトに含め、さらに読み手や目的、特に改善したい点、保持すべき情報をまとめてAIに伝えます。

AIに文章修正を依頼するときに伝える内容

AIに文章修正を依頼するときは、提案書の全文に加え、読み手、目的、変更してはいけない情報、直したい点をまとめて伝えます。

以下では、それぞれの指定方法と基本プロンプトを紹介します。

一度の指示で仕上がるとは限らないため、修正結果を確認し、必要な箇所を個別に指定して整えます。

読み手と判断してほしいこと

読み手の役職や専門知識の程度と、提案書を読んだ後に判断してほしいことを伝えます。

例えば、システムに詳しくない営業責任者へ試験導入を提案する場合は、基本プロンプトの「読み手」と「目的」を次のように記入します。

例：

• 読み手：営業責任者。システムに関する専門知識はない。
• 目的：提案するシステムの試験導入を承認するか判断してもらう。

提案書の全文と変更してはいけない情報

提案書の全文を渡し、費用、納期、対象範囲など、変更してはいけない情報を指定します。

例：

• 特に注意して保持する情報：初期費用50万円、導入予定は2027年4月、対象は営業部門のみ

また、「予定」「目標」「見込み」を、確定した内容として書き換えないよう伝えます。

判断に必要な情報が足りない場合は、推測で補わず、不足している情報として示すよう指示します。

直したい点と出力形式をまとめた基本プロンプト

基本プロンプトには、「提案内容を先に示す」「長い文を分ける」「専門用語に説明を添える」などの修正方針を含めています。

最初に確認した4つの要因のうち、特に改善したい点を「特に直したい点」の欄に記入してください。

• 特に直したい点：論理の飛躍がないか、AIっぽい言い回しがないか、前後の文章が自然につながっているか

修正後の全文に加え、変更理由と不足情報を分けて出力するよう指定すると、修正内容を確認しやすくなります。

以下の基本プロンプトの［ ］内を、提案書の内容に合わせて入力してください。

基本プロンプト

## 依頼内容 以下の提案書の全文を、読み手が提案内容と根拠を理解しやすい文章に修正してください。 ## 依頼の前提と修正条件 – 読み手：［役職・専門知識］ – 目的：［承認・選択・検討など、判断してほしいこと］ – 特に直したい点：［文の長さ、専門用語、説明の順序など］ – 特に注意して保持する情報：［例：初期費用50万円、導入予定は2027年4月、対象は営業部門のみ］ ## 修正方針 – 提案内容を先に示し、背景や理由につなげてください。 – 長い文は要点ごとに分け、原因・理由・条件の関係を残してください。 – 専門用語は、読み手に合わせて言い換えるか、短い説明を添えてください。 – 段落間のつながり、説明の重複、用語の不統一を見直してください。 – ビジネス文書として適切な丁寧さを保ち、簡潔で自然な表現に整えてください。 ## 遵守事項 – 原文の事実、数値、固有名詞、条件は変更しないでください。 – 予定・目標・見込みを、確定した内容や実績として書き換えないでください。 – 原文にない事実、数値、効果、実施条件は追加しないでください。 – 読み手にとって理解が難しい専門用語は、平易な表現に言い換えるか、短い説明を添えてください。読み手が理解できる用語には、不要な説明を加えないでください。 – 判断に必要な情報が不足している場合は、推測で補わず、確認が必要な情報として示してください。 ## 出力形式 以下の3項目を、Markdownの見出しで分けて出力してください。 1. 修正後の全文 2. 主な変更箇所と変更理由 – 該当する見出し、修正前の文章、修正後の文章、変更理由を表で示してください。 – 削除・統合した箇所は、削除した内容や統合先も示してください。 3. 不足している情報・確認が必要な点 不足情報や確認事項は、修正後の本文に混在させず、3にまとめてください。 ## 原文 ［提案書の全文］

目的別に使える、提案書の文章修正プロンプト

特に直したい点がある場合は、以下の目的別プロンプトを、基本プロンプトの「出力形式」の後、「原文」の前に追加してください。

基本プロンプトの修正方針と遵守事項は、そのまま残します。

文章を短くして、要点を残したい

追加プロンプト①

## 追加の修正指示：文章の簡潔化 – 重複した説明や回りくどい表現を整理してください。 – 原文に記載された提案内容、根拠、費用、納期・実施時期、対象範囲、実施条件、読み手に判断してほしい事項は残してください。 – 短くすることで、原因・理由・条件の関係が不明確にならないようにしてください。 – 削除・統合した主な内容と、その理由を「主な変更箇所と変更理由」に記載してください。

専門知識のない相手にも伝えたい

追加プロンプト②

## 追加の修正指示：専門用語の説明 – 読み手は［分野］の専門知識がないことを前提にしてください。 – 専門用語は平易な表現に置き換えるか、短い説明を添えてください。 – 正式な用語を残す必要がある箇所は、用語と説明を併記してください。 – 読み手になじみのない略語は、初出時に意味を示してください。 – 言い換えによって、原文の意味や対象範囲を変えないでください。

顧客の課題と提案内容のつながりを確認したい

追加プロンプト③

## 追加の修正指示：課題・解決策・期待効果の確認 – 顧客の課題、提案する解決策、期待効果のつながりを確認してください。 – 提案がどの課題に対応し、どのような仕組みで解決につながるかが伝わる文章にしてください。 – 原文にある情報だけで説明を明確にできる箇所は、文章を修正してください。 – 根拠が不足している場合は、推測で補わないでください。 – 説明が不足している箇所と、確認が必要な情報を「不足している情報・確認が必要な点」に記載してください。

丁寧さを保ちながら、堅い表現を直したい

追加プロンプト④

## 追加の修正指示：文体・敬語の調整 – 社外向けのビジネス文書として適切な丁寧さを保ってください。 – 過剰な敬語、回りくどい表現、不自然に堅い言い回しを整理してください。 – 文末表現と敬語の使い方を統一してください。 – 依頼、提案、決定事項の区別を維持してください。 – 検討中の内容を決定事項に変えたり、依頼を指示に変えたりしないでください。

「検討しています」「提案します」「実施します」では、伝える内容が異なります。

丁寧な表現に直すときも、検討中の内容を決定事項として書き換えないようにします。

AIの修正案を確認し、必要な箇所を再修正する

修正後の全文を原文と比べ、事実や数値、条件が変わっていないか確認します。

あわせて、説明の重複や段落間のつながり、提案の理由や根拠が十分に伝わるかを確認します。

気になる箇所があれば、見出し名と該当する文章を示して、追加の修正を依頼します。

「第2段落と第3段落で重複している説明をまとめてください」「試験導入後に効果を評価する条件を戻してください」など、直してほしい内容を具体的に伝えます。

修正した箇所は前後の文章と続けて読み、必要な情報が残り、自然につながっているか確認します。

追加の修正は、最初に全文を渡した会話の続きで、以下のテンプレートを使って依頼できます。

修正用プロンプト

## 依頼内容 先ほどの修正案について、以下の対象箇所を再修正してください。 ## 対象箇所と修正内容 – 対象箇所：［見出し名と該当する文章］ – 気になる点：［説明の重複、つながりの悪さ、削られた条件など］ – 修正指示：［どのように直してほしいか］ ## 遵守事項 – 最初に指定した修正方針と遵守事項を引き続き守ってください。 – 文章の修正は直前の修正案を基に行い、事実・数値・条件の確認には最初に渡した原文を参照してください。 – 削除された情報を戻す場合は、原文の記載に基づいて復元してください。該当する記載を確認できない場合は、推測せず、その旨を示してください。 – 前後の文章とのつながりと、用語・表現の統一を確認してください。 – 対象箇所以外にも変更が必要な場合は、その文章を変更せず、該当箇所と理由を示してください。 – 原文にない事実や条件を追加しないでください。 ## 出力形式 以下の3項目を、Markdownの見出しで分けて出力してください。 1. 修正後の対象箇所 2. 変更理由 3. 対象箇所以外で確認・修正が必要な点 3に該当する内容がない場合は「なし」と記載してください。

AIで修正した提案書を提出する前の確認事項

AIに「変更しない」と指示しても、原文の意味や条件が変わることがあります。

提出前に、修正後の文章を原文と根拠資料に照らし合わせて確認します。

確認項目	チェックする内容
提案内容	実施内容と対象範囲が変わっていないか確認します。
数値・固有名詞	金額、納期、実績、会社名、製品名が正しいか確認します。
条件・確実性	例外や前提が残り、目標や見込みが断定に変わっていないか確認します。
効果の根拠	未確認の効果や実績が追加されていないか確認します。
情報の過不足	必要な根拠を残し、重複説明を整理できているか確認します。
読み手の判断	承認・選択・検討の対象が明確か確認します。

まとめ｜AIを使って、相手が判断しやすい提案書に整える

提案書の文章をAIで整える時は、読み手、目的、直したい点を具体的に伝えます。

まず全文の流れを見直し、その後に気になる箇所を個別に修正しましょう。

最後に、読みやすさに加え、必要な根拠や条件が原文どおり残っているか確認します。

修正案を原稿に反映する時は、変更内容を確認しながら採用できる編集ツールを使うと便利です。

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